Archiviare, gestire, aggiornare e condividere documenti aziendali è sempre più complesso. In un’azienda però la corretta archiviazione documentale e condivisione della conoscenza è un’attività di cruciale importanza, non solo per essere a norma dal punto di vista legale e fiscale ma anche per l’efficienza interna aziendale e per prendere decisioni più veloci e appropriate.
ECM è la soluzione software che consente di ottenere questi risultati, in quanto fa la conservazione a norma di legge dei documenti e organizza e gestisce tutte le risorse digitali all’interno di un unico repository, rendendole fruibili a tutti gli operatori aziendali in modo facile, efficiente, sicuro e soprattutto a norma.
Dimentica le ore passate ad aprire cartelle sul server aziendale alla ricerca delle informazioni che ti servono. Con ECM, ricercare un documento indicizzato è molto facile e veloce, e questo vale anche per le informazioni contenute all’interno degli stessi documenti.
In ECM infatti ogni contenuto, che sia un’immagine, un testo, un video o un foglio di calcolo, viene classificato utilizzando delle classi documentali, cioè un insieme di attributi che ne consentono una archiviazione intelligente.
ECM è una soluzione software web-mobile che agevola la consultazione e condivisione delle informazioni anche all’esterno dell’azienda, per esempio a fornitori, clienti o consulenti.
La condivisione inoltre sarà più semplice e sicura, grazie al controllo sugli accessi e sui permessi dei documenti.
ECM è anche un software collaborativo che consente di migliorare l’efficienza operativa aziendale.
La funzione “to do” permette di assegnare ad ogni utente delle specifiche azioni da compiere, ad esempio l’approvazione, presa visione o revisione di un contenuto, evitando così innumerevoli scambi di email e file.
Anche i processi approvativi sono più facili e veloci, grazie alla funzione di firma dei documenti, firma che può essere “leggera” o “pesante”, cioè con valore legale.
Ricerca qualunque tipo di risorsa, dai titoli alle immagini, ai contenuti. Puoi farlo per cartella, per classe documentale o per attributi.
Utilizza ECM su Tablet o Ipad, il software è completamente responsive!
Aumenta il controllo in azienda, creando un ciclo di approvazione specifico per i documenti sensibili e indicando quali utenti devono intervenire su quali contenuti.
Aumenta la sicurezza sui tuoi documenti, attribuendo permessi differenziati: alcuni utenti potranno modificare contenuti, altri soltanto visualizzarli.
Puoi far riconoscere i codici a barre apposti sui documenti per associare in automatico le immagini scansionate alle altre informazioni aziendali.
Caricare documenti su ECM è facile e semplice: in questa fase occorre indicare gli attributi per ritrovare facilmente ogni informazione!
Devi avvisare un collega di un’azione da fare? Con le notifiche, puoi assegnare velocemente a chiunque le attività da gestire.
In ECM i documenti possono essere correlati con facilità, creando un flusso di informazioni.
Usi software di terze parti? Tramite API puoi collegarli facilmente in ECM.
Gestisci, condividi, archivia, trova e collega tutte le informazioni e documenti aziendali in un unico spazio. Con ECM guadagnerai tempo, precisione ed efficienza operativa!